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Política de Privacidad

  1. OBJETIVO DE LA POLÍTICA DE PRIVACIDAD

En el transcurso de su actividad, Silvex recopila y procesa datos personales de varios titulares, incluyendo clientes y sus representantes.

La presente Política de Privacidad describe las orientaciones y principios adoptados por Silvex para asegurar la protección de los clientes y de los respectivos representantes, en tanto titulares de los datos, estableciendo directrices referentes a sus derechos y al tratamiento y libre circulación de los datos personales.

Este documento presenta orientaciones para actuar con integridad y en conformidad con los requisitos reglamentarios en el ámbito de la privacidad de los datos y todos los colaboradores deberán respetarlo. 

Silvex se preocupa por proporcionar a sus colaboradores formación en el ámbito de la privacidad, adecuada a sus funciones. Este hecho no exime que todos los colaboradores conozcan y entiendan esta Política de Privacidad. Las solicitudes de aclaración sobre la Política de Privacidad deben enviarse al correo electrónico rgpd@silvex.pt.



  1. ÁMBITO Y MODIFICACIONES 

La presente política de privacidad de Silvex abarca todo y cualquier procesamiento de datos personales que se refiera a los clientes de Silvex y de sus representantes,


en tanto titulares de los datos, y se aplica a todos los departamentos de SILVEX - Indústria de Plásticos e Papéis, S.A.

Silvex se reserva el derecho a cambiar esta política cuando exista dicha necesidad. Esta política está sujeta a una revisión periódica con el fin de garantizar la alineación con las leyes, reglamentos y buenas prácticas de negocio aplicables. Las modificaciones a esta política se realizarán y aprobarán por la Administración de Silvex. Las modificaciones a esta política se publicarán en la página web de Silvex para que los titulares puedan acceder a dicha información, para esto deberán consultar la página web con frecuencia.

La versión actual de esta política estará siempre disponible en Internet en https:// www.silvex.pt/pt/politica-de-privacidade-sobre-o-processamento-de-dados-de- clientes_174.html y se colocará a disposición de los clientes y los respectivos representantes antes de la recopilación de cualesquiera datos personales.



  1. Aplicación de leyes nacionales

La presente política de privacidad de Silvex se rige por los principios de protección de datos enunciados en el Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, del 27 de abril de 2016, referente a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento datos personales y la libre circulación de estos datos, en adelante denominado Reglamento General de Protección de Datos (RGPD).

El Reglamento General de Protección de Datos tiene como objetivo principal asegurar el respeto por el derecho fundamental que cada persona tiene a decidir sobre el uso de sus datos personales.  El RGPD abarca a todas las empresas que operan en la Unión Europea y se prevé que la ley nacional de cada país tenga prioridad sobre el primero en caso de conflicto o en situaciones en las que los requisitos establecidos en la legislación nacional sean más estrictos.

Silvex es responsable de garantizar el cumplimiento con esta política y las leyes vigentes.  En caso de verificar cualquier conflicto entre el contenido de esta política y alguna ley o directiva, se deberá notificar de manera inmediata a los Responsables del Procesamiento de Datos (RPD) de Silvex.

El Reglamento General de Protección de Datos se puede consultar en:

http://eur-lex.europa.eu/legal-content/PT/TXT/?uri=OJ%3AL%3A2016%3A119%3ATOC


Al momento de elaboración de esta política de privacidad (abril de 2018) aún se encuentra pendiente de aprobación la legislación nacional que rige la aplicación del Reglamento en Portugal.

Una vez aprobada, el tratamiento de datos personales por parte de Silvex, también tendrá en cuenta dicha legislación, e incluso se podrá modificar la presente política en conformidad con los preceptos entonces aprobados.



  1. DERECHOS DEL TITULAR DE DATOS

Silvex, de acuerdo con los requisitos reglamentarios, garantiza que sus clientes y sus representantes, en tanto titulares de datos, dispongan de un conjunto de derechos referentes a la forma en que sus datos se recopilan, procesan y protegen.

En cuanto a los pedidos de información sobre los datos personales, Silvex garantiza la seguridad de los datos solicitando la autenticación del titular de los datos. Silvex asegura un período de respuesta inferior a un mes, salvo en casos excepcionales para los que, por la complejidad del pedido y/o el número de pedidos realizados, se haya definido un período extensible hasta 2 meses. Si el plazo se prorroga, Silvex comunicará al titular de los datos, en un plazo máximo de un mes después de la fecha de recepción del pedido, los motivos del retraso en la respuesta al pedido.

Todos los pedidos de información se analizarán para verificar la conformidad con los requisitos reglamentarios.  Siempre que exista un marco legal que prevea al titular de los datos de invocar ciertos derechos, Silvex se reserva el derecho de no responder al pedido comunicando al titular de los datos los motivos por los que su pedido no se atenderá y la posibilidad de presentar un reclamo a una autoridad de control e iniciar una acción judicial. Cuando los pedidos presentados por un titular sean expresamente infundados o excesivos, se puede disponer el pago de una tasa para el debido cumplimiento de la solicitud, que tenga debidamente en cuenta los costos administrativos del suministro de la información o de la comunicación, o de puesta en marcha de las medidas solicitadas, que no pueden ser inferiores a 100,00 € (cien euros), sin perjuicio del derecho que, como alternativa, se niegue a dar curso a la solicitud.

A continuación, se indican los derechos de los clientes y de sus representantes, en tanto titulares de datos, señalando sus particularidades y los medios disponibles por parte de Silvex para que puedan invocar dichos derechos. Para cada derecho se presentan los medios de comunicación preferenciales para invocarlos, pero para otras situaciones no contempladas, el titular de los datos podrá dirigir su pedido a través de uno de los canales presentados en la sección XV. Contactos.

  1. Derecho a una comunicación transparente

Silvex informa al titular de los datos, de forma clara y transparente, sobre el procesamiento de sus datos personales, comunicándole al momento de la recopilación de los datos personales la siguiente información:

  • La(s) finalidad(s) del tratamiento al que se destinan los datos personales;
  • ¿Cuáles son los motivos para el tratamiento (intereses legítimos de Silvex, obligación legal o contractual u otros), así como también las posibles consecuencias de no proporcionar dichos datos;
  • Las categorías de destinatarios de los datos personales, si aplica;
  • Si los datos personales se transmiten a un tercer país o una organización internacional, en caso de que se produzca esta situación;



  • El plazo de conservación de los datos personales o, si no es posible, los criterios utilizados para definir dicho plazo;
  • La existencia de toma de decisiones automáticas, si aplica;
  • Sus derechos en tanto titular de los datos (presentados en esta sección), que incluye el derecho de presentar un reclamo a una autoridad de control;
  • El contacto de Silvex.


En caso de que los datos no se recopilen con el titular, y el mismo no haya sido advertido sobre la recopilación, Silvex garantizará medidas que permitan, en un plazo razonable tras la obtención de los datos personales, comunicar al titular los puntos anteriormente señalados, complementando con la siguiente información:

  • El origen de los datos personales;
  • La categoría de los datos recopilados.

Silvex se compromete a comunicar al titular de los datos siempre que tenga la intención de utilizar sus datos para otras finalidades distintas de las previamente comunicadas.

  1. Derecho de acceso


Silvex asegura la existencia de medios que permitan al titular de los datos acceder a los datos personales que Silvex retenga sobre él y a la información de la sección a. Derecho a una comunicación transparente.

Si el titular de los datos lo solicita, Silvex enviará una copia de sus datos personales en etapa de tratamiento, en formato electrónico.

Si la información solicitada por el titular perjudica o compromete los derechos y las libertades de terceros, Silvex, en conformidad con los requisitos reglamentarios, no dará curso al pedido de acceso.

  1. Derecho de rectificación

Silvex asegura que el titular de los datos pueda rectificar sus datos personales, en el caso de que estén incorrectos, o completarlos, si se encuentran incompletos.

Los clientes de Silvex, en tanto titulares de los datos, y si están registrados en la plataforma online (https://super.silvex.pt), podrán editar sus datos a través de la opción “Mi cuenta> Mis datos” en el menú de la página web.  En caso de que no estén registrados o no estén habilitados para dicho fin, así como para todas las demás situaciones no contempladas en los puntos anteriores,  deberán solicitarlo utilizando los contactos indicados en la sección XV.

  1. Derecho al olvido

Silvex asegura los medios necesarios para que el titular de los datos solicite el "olvido" de sus datos personales.  Se analizarán los pedidos recibidos y, si se consideran válidos a la luz de los requisitos reglamentarios, Silvex se compromete a "olvidar" los datos dentro de un plazo razonable, a partir del término del período necesario para el fin al cual  se destina y que necesariamente legitima el tratamiento de los datos personales del cliente o de sus representantes.  Si los pedidos realizados no se consideran válidos, Silvex no los procesará y comunicará al titular de los datos los motivos asociados a dicha decisión.





  1. Derecho a la objeción/oposición

Silvex asegura los medios necesarios para que el titular de los datos pueda oponerse a determinados tratamientos de datos personales para determinadas finalidades, sin perjuicio de las directivas o leyes vigentes.  Si los pedidos realizados no se consideran válidos, Silvex no los procesará y comunicará al titular de los datos los motivos asociados a dicha decisión.

  1. Limitación del procesamiento

Silvex asegura los medios necesarios para limitar el tratamiento de sus datos personales, asegurando la exactitud de los datos y la limitación del tratamiento durante el período de tiempo necesariamente legítimo.

h.        Derecho a la portabilidad

Silvex asegura los medios necesarios para que el titular de los datos pueda solicitar que una copia de sus datos sea enviada a otra entidad. Estos datos se enviarán en formato digital y estructurado.

Silvex se reserva el derecho a rechazar pedidos de portabilidad siempre que el mismo perjudique los derechos y las libertades de terceros, o entre en conflicto con algún requisito legal.

En cualquier caso, Silvex se reserva el derecho de exigir el pago de una tasa equivalente a los costos administrativos incurridos para responder al pedido y/o procesarlo, cuyo valor mínimo estimado no puede ser inferior a 50,00 € (cincuenta euros).

i.         Toma de decisión automática

Silvex no toma decisiones relativas a sus clientes, o a sus representantes, a través de procedimientos de decisión automática.



  1. PRINCIPIOS PARA EL PROCESAMIENTO DE DATOS

El procesamiento de datos personales por parte de Silvex se rige por los siguientes principios:

  1. Lícito, leal y transparente


Los datos personales se obtienen y procesan de forma lícita y transparente, comunicando al titular cuáles son los datos recopilados, las finalidades del tratamiento de los datos, los destinatarios a los que se les comunicará y cuál es su plazo de conservación.

  1. Finalidades determinadas, explícitas y legítimas


Los datos personales se recopilan para finalidades determinadas, explícitas y legítimas, y no se pueden tratar posteriormente de una forma incompatible con dichas finalidades.



  1. Integridad y confidencialidad de los datos


La seguridad de los datos personales se garantiza mediante la adopción de medidas que permiten la protección contra el tratamiento no autorizado o ilícito de los datos, así como también contra su pérdida, destrucción o daño accidental.

  1. Exactitud y actualización de los datos

La exactitud y actualización de los datos está garantizada a través de la disponibilidad de canales específicos que permiten al titular de los datos comunicar eventuales actualizaciones, así como también medidas de revisión y análisis de la calidad de los datos, garantizando que los datos inexactos se borren o rectifican de inmediato.

  1. Minimización de datos

Las operaciones de recopilación de datos son objeto de previo análisis, garantizando que solo se recopilen los datos personales pertinentes y estrictamente necesarios teniendo en cuenta la finalidad del tratamiento. En este sentido, las operaciones de recopilación de información se basan en formularios con campos limitados para garantizar que el titular de los datos no comunique más datos personales de los necesarios para la situación en cuestión.

  1. Conservación de los datos solo durante el período necesario para los fines destinados

Los datos personales se conservan durante un período de tiempo predefinido, denominado período de retención. El mismo se define teniendo en cuenta el período necesario para la finalidad de su tratamiento. Después del período de retención, se eliminan o anonimizan los datos personales y ya no es posible relacionar los datos con su titular.

  1. Responsabilidad de los datos

Silvex asume la responsabilidad por la recopilación y el procesamiento de los datos personales de los titulares, aunque el procesamiento se realice por terceros subcontratistas.



  1. PROCESOS DE RECOPILACIÓN Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE CLIENTES

Durante su actividad, Silvex recopila y procesa datos personales de clientes, y de los representantes respectivos, con diversas finalidades. La recopilación y tratamiento de esta información tiene un marco legal y se realiza de acuerdo con los requisitos reglamentarios y legales vigentes, salvo excepciones para las cuales se solicita el consentimiento de dichos titulares de los datos. A continuación, se presentan los tratamientos realizados por parte de Silvex en este contexto.



    1. Finalidad 1: Gestión de contactos comerciales establecidos con clientes y potenciales clientes y de las subsiguientes pedidos de suministro de productos y servicios, así como también el tratamiento de reclamos y sugerencias relacionadas con los contactos y pedidos realizados.



Base de legalidad: Cumplimiento de la relación contractual con el cliente que realiza una solicitud de suministro de productos o servicios, o el interés legítimo en promover relaciones comerciales con clientes, o potenciales clientes, independientemente de dar o no lugar a la celebración de un contrato.



    1. Finalidad 2: Cumplimiento de la obligación legal del responsable del tratamiento de conservar los datos del cliente y de lo(s) pedido(s) que formula, en conformidad con las normas fiscales aplicables.

Base de legalidad: Cumplimiento de la obligación legal de emitir y conservar facturas.



    1. Finalidad 3:  Envío de información y/o comunicados comerciales dirigidos por cualquier medio - solicitadas o no solicitadas - sobre los productos y servicios ofrecidos por Silvex, así como también para medir el nivel de satisfacción de los clientes, o potenciales clientes, sobre dichos productos y servicios.

Base de legalidad: Interés legítimo de la Responsable por el tratamiento en la promoción, frente a  sus clientes, o potenciales clientes, de productos y servicios similares a los anteriormente suministrados, o a los anteriormente buscados, y de controlar el nivel de satisfacción de los clientes, y de los potenciales clientes, con tales productos y servicios.



    1. Finalidad 4: Adecuación de las ofertas comerciales a las preferencias del cliente, o de los potenciales clientes, a partir del estudio y segmentación de la información personal y comercial respecto a dicho cliente.

Base de legalidad: Interés legítimo de la Responsable por el tratamiento en el desarrollo de una relación comercial más personalizada con los clientes y con los potenciales clientes.



    1. Finalidad 5: Protección de personas y bienes en las instalaciones de la Responsable del Tratamiento, mediante la recopilación de imágenes a través de sistemas de videovigilancia.

Base de legalidad: Interés público en la prevención y disuasión de actos ilícitos y el interés legítimo de la Responsable del Tratamiento en la protección de sus propios bienes y de los bienes de sus colaboradores, proveedores y clientes, así como también en la protección de las mismas personas.



  1. OBLIGATORIEDAD DE SEÑALAR DETERMINADOS DATOS; CONSECUENCIAS DE NO PROPORCIONAR DATOS.

Los datos personales que se establecen como obligatorios en cada formulario (u otro documento) que soporte la respectiva recopilación, son necesarios para los fines a los que se destinan los datos, y dicha finalidad queda comprometida cuando no se proporcionan.



En caso de no indicar los restantes datos solicitados, puede entorpecer, y eventualmente impedir la ejecución del objetivo de la finalidad 



  1. PlAZOS DE CONSERVACIÓN DE DATOS

Los datos personales facilitados se conservarán durante el período necesario para la finalidad que determina el tratamiento.

Los datos personales facilitados se conservarán durante el período necesario para la realización de la relación contractual o de los aspectos accesorios relacionados con la relación contractual (prueba de la relación, gestión de reclamos, gestión de diligencias administrativas) y, mientras no se solicite su eliminación o supresión, por un período máximo de cinco años contados a partir de la última encomienda realizada.

Los datos de facturación se conservarán por el período legal, actualmente fijado en diez años.

Los datos referentes a los contactos comerciales con clientes potenciales que no hayan devenido en  la celebración de un contrato se conservarán mientras no se solicite su eliminación o supresión durante un período máximo de dos años contados a partir del último contacto comercial realizado.

Los datos resultantes de los sistemas de videovigilancia se conservarán por un período mínimo de treinta (30) días y máximo que puede alcanzar los seis (meses), según se determine caso por caso por la autorización o estudio de impacto correspondiente.

Los datos recopilados se conservarán durante los períodos indicados en la medida en que resulten adecuados y pertinentes para los fines destinados, limitándose su tratamiento a lo estrictamente necesario para dicho propósito.



  1. TRANSMISIÓN DE DATOS PESRSONALES A TERCERAS ENTIDADES

Los datos de los clientes pueden transmitirse a otras empresas del grupo Silvex, o a otros socios a quienes Silvex recurra para asegurar la concreción de las finalidades anteriormente mencionadas.

Silvex mantiene la responsabilidad sobre la idoneidad del procesamiento de los datos, incluso cuando entidades subcontratadas realicen los tratamientos.

En esta transmisión de los datos personales, Silvex garantiza el cumplimiento de los requisitos reglamentarios aplicables.

En el proceso de adquisición de estos servicios, Silvex comprueba si la entidad que desea subcontratar presenta un nivel de protección de datos adecuado. Para esto, Silvex aplica un conjunto de medidas para que solo se transmitan datos a entidades que presenten garantías suficientes para la ejecución de medidas técnicas y organizativas adecuadas para el tratamiento de los datos personales, que cumplan los requisitos reglamentarios y aseguren la defensa de los derechos y libertades de los titulares de los datos. En este sentido, los datos solo se transmiten tras la celebración de un contrato en el que esté presente un conjunto de cláusulas 


predefinidas que establezcan el objeto y la duración del tratamiento, la naturaleza y finalidad del tratamiento, el tipo de datos personales y las categorías de los titulares de los datos, las obligaciones y los derechos de ambas entidades.

En estos contratos se establece que las entidades subcontratadas solo pueden efectuar única y exclusivamente los tratamientos solicitados por Silvex y se imponen requisitos que aseguran el correcto procesamiento de dichos datos, de acuerdo con los principios enunciados en la sección VI - Principios para el procesamiento de datos, así como también la existencia de mecanismos necesarios para la ejecución de los derechos enunciados en la sección

V. Derechos del titular de datos.

Silvex toma las medidas necesarias para monitorear la actividad realizada por la entidad subcontratada.

Actualmente, no se transfieren datos a países terceros ni a organizaciones internacionales.



  1. CONFIDENCIALIDAD DEL PROCESAMIENTO

Silvex se compromete a garantizar la confidencialidad de los datos personales recopilados y procesados.  Aplica el principio del mínimo acceso, en el cual colaboradores de Silvex solo tienen acceso a los datos necesarios para el correcto desempeño de sus funciones. Para esto, los datos y documentos recopilados por Silvex se catalogan, clasifican, procesan y monitorean de acuerdo con su nivel de confidencialidad.

La obligación de confidencialidad de los colaboradores de Silvex frente a los datos recopilados por parte de la empresa se obtiene en la celebración del contrato de trabajo, se refuerza mediante las políticas de privacidad vigentes en la empresa y se mantiene después de haber cesado sus funciones en la organización. Cualquier recopilación, procesamiento o uso no autorizado de datos está estrictamente prohibido y puede ser objeto de una demanda.



  1. SEGURIDAD DEL TRATAMIENTO


Silvex implementa un conjunto de medidas procesales y tecnológicas que procuran asegurar la seguridad del tratamiento de los datos personales en el caso de que se efectúe por parte de Silvex o por parte de empresas contratadas.

En el ámbito de la conservación de datos se definen procedimientos y controles de seguridad tanto a nivel físico como digital, para garantizar la integridad de los datos y el control de los accesos a los mismos.

El acceso a los archivos físicos de Silvex está sujeto a colaboradores autorizados para dicho fin, y los archivos se encuentran separados por categorías de tratamiento.

En cuanto a la seguridad de los sistemas de información, Silvex establece controles de seguridad que deben aplicarse a los datos almacenados, en particular a los datos personales.  Los accesos a los datos están segregados y limitados de acuerdo al requerimiento, y se efectúa el registro y monitorización a los logs de acceso.  Siempre que sea posible se aplicarán mecanismos de protección de datos como el 


cifrado, la anonimización o seudonimización de los datos. Se establecen procedimientos y reglas para realizar backups de los sistemas de información.  También se ha definido un plan de continuidad de negocio de Silvex y el correspondiente plan de recuperación de desastres que permite reducir los riesgos de pérdida o integridad de los datos.  Estos planes se revisan periódicamente y se realizan pruebas a los mismos.



  1. CONTROL DE LA PROTECCIÓN DE DATOS

Silvex realiza periódicamente auditorías internas en las que se comprueban controles en el ámbito de la privacidad de los datos. Se verifican, entre otros puntos, el cumplimiento de los requisitos contractuales acordados referentes a la protección de los datos de los titulares recopilados y procesados.



  1. INCIDENTES DE PROTECCIÓN DE DATOS


Silvex ha establecido procesos y procedimientos para identificar y tratar incidentes en el ámbito de la privacidad de los datos. Silvex ofrece canales para comunicación de alerta sobre posibles incidentes presentados en la sección XV. Contactos.

Los clientes de Silvex, y sus respectivos representantes, en tanto titulares de los datos, deben utilizar estos canales. Por otro lado, todos los colaboradores tienen la responsabilidad de notificar a la dirección de la empresa en caso de encontrarse frente a la sospecha de que se ha generado un incidente de violación de datos, incluso se brinda la posibilidad de hacerlo de modo anónimo.

Cuando se produce un incidente que representa un riesgo para los titulares de los datos afectados, Silvex actúa de inmediato con un conjunto de medidas de mitigación del riesgo y comunica el incidente a la autoridad de control dentro de un plazo razonable, es decir, un máximo 72 horas después de su identificación. En caso de que el riesgo para los titulares de los datos afectados se mantenga elevado, Silvex asume el compromiso de comunicarles sin demora injustificada la ocurrencia del incidente, la descripción de las posibles consecuencias, las medidas adoptadas (o a adoptar) para reparar la situación y atenuar sus posibles efectos negativos, así como también el nombre y los contactos de las personas encargadas de dar seguimiento al incidente.



  1. RESPONSABILIDADES Y SANCIONES

Silvex es responsable por el procesamiento de todos los datos que recopila y trata y por los tratamientos realizados por otras entidades a pedido de Silvex.

Silvex está sujeta a acciones de inspección por parte de la autoridad de control, la Comisión Nacional de Protección de Datos. El procesamiento ilícito de datos personales u otras violaciones de las leyes de protección de datos son pasibles de acción legal contra Silvex.  Los colaboradores que sean responsables por las violaciones de la protección de datos están sujetos a sanciones disciplinarias de acuerdo con la ley laboral vigente, y además pueden responder por responsabilidad civil o criminal.



  1. CONTACTOS
  1. Contactos:
    • Correo electrónico: rgpd@silvex.pt
    • Domicilio: Silvex –  Industria  de  Plásticos  e  Papéis,  S.A.,  Quinta da  Brasileira, Lote 10, 2130-999 Benavente, Portugal

     Teléfono: +351 263 519 180


  1. Contactos para invocación de los derechos de los titulares:
    • Correo electrónico: rgpd@silvex.pt
    • Domicilio: Quinta da Brasileira, Lote 10, 2130-999 Benavente, Portugal


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